Hysbysiad preifatrwydd
Mae'r hysbysiad hwn yn esbonio sut mae'r Adran Gwaith a Phensiynau (DWP) a'i Darparwyr Asesu yn defnyddio gwybodaeth bersonol yn y gwasanaeth Holistic Audio Recording Distribution (H.A.R.D.). DWP yw'r rheolydd data ar gyfer y gwasanaeth hwn.
Pa wybodaeth rydyn ni'n ei defnyddio
I ddosbarthu recordiad asesiad iechyd i hawlydd, mae'r gwasanaeth yn defnyddio:
- eich rhif Yswiriant Gwladol, a ddefnyddir i'ch paru â'ch recordiad
- eich rhif ffôn symudol, a ddefnyddir i anfon dolen ddiogel a chod mynediad un-tro atoch
- recordiad sain eich asesiad iechyd
- cofnodion o pryd y cafodd recordiad ei leoli, ei anfon, ei agor neu ei lawrlwytho
Ar gyfer staff sy'n defnyddio'r porth, rydyn ni hefyd yn prosesu eich enw, eich cyfrif gwaith a'ch rôl er mwyn i ni allu gosod yr hawliau mynediad cywir.
O ble mae eich gwybodaeth yn dod
Nid ydym yn casglu'r wybodaeth hon yn uniongyrchol gennych yn y gwasanaeth hwn. Mae eich rhif Yswiriant Gwladol, eich rhif ffôn symudol a recordiad eich asesiad iechyd yn dod o DWP a'r Darparwr Asesu a gynhaliodd eich asesiad.
Pam mae ei angen arnom
Rydyn ni'n defnyddio'r wybodaeth hon i gadarnhau pwy ydych chi ac i roi mynediad diogel i chi at recordiad eich asesiad iechyd eich hun. Rydyn ni'n defnyddio gwybodaeth cyfrif staff i reoli pwy sy'n cael lleoli a dosbarthu recordiadau, ac i gadw trywydd archwilio.
Ein sail gyfreithlon
Rydyn ni'n prosesu'r wybodaeth hon i gyflawni tasg er budd y cyhoedd ac wrth arfer awdurdod swyddogol. Gan fod recordiadau asesiad iechyd yn ddata categori arbennig, rydyn ni hefyd yn dibynnu ar yr amodau budd sylweddol i'r cyhoedd a swyddogaethau statudol o dan gyfraith diogelu data.
Pa mor hir rydyn ni'n ei chadw
Rydyn ni'n cadw recordiad yn y gwasanaeth hwn am hyd at 7 diwrnod. Os byddwch yn ei lawrlwytho, caiff y recordiad ei dynnu 24 awr ar ôl i chi ei lawrlwytho am y tro cyntaf — pa un bynnag sy'n digwydd gyntaf. Ar ôl hynny, caiff y recordiad ei dynnu o'r gwasanaeth dosbarthu.
Caiff cofnodion o pryd y cafodd recordiad ei leoli, ei anfon, ei agor neu ei lawrlwytho eu cadw am 1 flwyddyn. Mae dolenni mynediad diogel a chodau mynediad yn dod i ben yn awtomatig.
Gyda phwy rydyn ni'n ei rhannu
Caiff eich gwybodaeth ei rhannu rhwng DWP a'r Darparwr Asesu sy'n gyfrifol am eich asesiad yn unig, a chyda'r cyflenwyr technoleg diogel sy'n gweithredu'r gwasanaeth hwn ar ein rhan. Nid ydym yn gwerthu eich gwybodaeth nac yn ei defnyddio ar gyfer marchnata.
Ble rydyn ni'n storio eich gwybodaeth
Caiff eich gwybodaeth ei storio a'i phrosesu yn y Deyrnas Unedig. Ni chaiff eich gwybodaeth ei throsglwyddo y tu allan i'r DU.
Gwneud penderfyniadau awtomatig
Nid ydym yn gwneud unrhyw benderfyniadau amdanoch drwy ddulliau awtomatig yn y gwasanaeth hwn. Mae person bob amser yn rhan o benderfyniadau am eich asesiad.
Os na fyddwch yn rhoi eich gwybodaeth
Rydyn ni'n defnyddio'r wybodaeth hon i gyflawni ein swyddogaethau. Os nad yw'r wybodaeth sydd ei hangen i'ch adnabod chi a'ch recordiad ar gael, ni fyddwn yn gallu rhoi mynediad i chi at recordiad eich asesiad iechyd drwy'r gwasanaeth hwn.
Eich hawliau
Gallwch ddarganfod pa wybodaeth sydd gennym amdanoch, a gofyn i ni beidio â defnyddio unrhyw un o'r wybodaeth rydyn ni'n ei chasglu.
Siarter gwybodaeth bersonol
I gael rhagor o wybodaeth, gallwch ddarllen Siarter gwybodaeth bersonol DWP.